REGOLAMENTO
PER GLI ADERENTI
A. Premessa
Il presente regolamento (il “Regolamento”) è stato predisposto dal Comitato Esecutivo ed approvato dall’Assemblea Generale degli aderenti all’associazione “il primo fiore” onlus (l’ “Associazione”) in data 12 Luglio 2017. Lo scopo del Regolamento è fissare alcune regole e linee-guida basilari, che aiutino tutti i volontari a svolgere al meglio l’attività di volontariato con il beneficio degli utenti finali.
B. Destinatari
Il Regolamento si applica a tutte le persone aderenti all’Associazione operanti come volontari presso la mensa “il primo fiore” (Sanremo, via Meridiana n.7 – la “Mensa”), gestita dall’Associazione.
C. Organizzazione del turno di servizio
Ciascun servizio per la preparazione e la distribuzione del pasto serale viene effettuato da un turno composto da un massimo di 10. volontari.
Il Comitato Esecutivo identifica, per ciascun turno, un capoturno, al quale ciascun volontario deve fare esclusivo riferimento per ogni questione organizzativa ed esigenza personale connessa all’attività di volontariato (ad esempio assenze, inizio turno posticipato, uscita anticipata, ecc).
Il capoturno ed il vice-capoturno si devono attenere scrupolosamente alle regole indicate in seguito e sono responsabili del rispetto del presente regolamento da parte dei volontari operativi durante il loro turno. I nominativi ed i contatti telefonici di ciascun capoturno e vice-capoturno sono affissi in bacheca.
D. Requisiti per l’accesso alla mensa e lo svolgimento del servizio
Prima di essere inserito in un turno ed iniziare il servizio presso la Mensa, è necessario ed obbligatorio che ciascun candidato:
- Compili e sottoscriva la domanda di adesione all’Associazione;
- Legga attentamente il presente Regolamento, accettandone senza riserve il contenuto;
- Effettui un colloquio preliminare con un capoturno e/o un vice-capoturno così da comprendere in cosa consiste l’attività di volontariato;
- Saldi la quota associativa per l’anno di riferimento (per interno).
Il Comitato Esecutivo provvederà a valutare (a proprio insindacabile giudizio e discrezione) la domanda di adesione e comunicarne l’esito al candidato, tenuta in considerazione l’organizzazione dei turni ed il numero di volontari già operativi. In caso di rifiuto della domanda, la quota associativa verrà restituita.
Una volta accettata la domanda di adesione, il volontario dovrà, prima dell’effettivo inizio del servizio di volontariato:
- Partecipare, a proprie spese, al corso HACCP e fornire al proprio capoturno la certificazione;
- Dotarsi, a proprie spese, degli indumenti ed accessori necessari per svolgere l’attività di volontariato, in conformità alle regole igienico-sanitarie applicabili.
I membri del Comitato Esecutivo dell’Associazione sono sempre a disposizione del candidato/di ciascun volontario per aiuto o supporto.
Per nessuna ragione una persona può accedere ai locali della Mensa e svolgere qualsiasi attività di volontariato in assenza dei requisiti sopra indicati – pena l’immediato allontanamento della stessa ed un formale richiamo al responsabile presente (capoturno e/o vice-capoturno).
E. Cessazione dell’attività di volontariato e adesione all’associazione
In qualsiasi momento, il volontario può decidere di sospendere la propria attività di volontariato per qualsiasi ragione o di cessare definitivamente la propria adesione all’Associazione. Il volontario dovrà darne comunicare al proprio capoturno e, a propria discrezione, condividere anche le ragioni della propria decisione.
Il Comitato Esecutivo, poi, è autorizzato ad allontanare dalla Mensa e dall’Associazione, con effetto immediato e definitivamente (o temporaneamente), qualsiasi volontario che:
- Violi gravemente il Regolamento ed ignori ogni precedente invito indirizzato dal capoturno, dal vice-capoturno o da un membro del comitato esecutivo a rispettare il Regolamento;
- Non si attenga alle indicazioni del proprio capoturno, del vice-capoturno o di un membro del comitato esecutivo nello svolgimento dell’attività di volontariato;
- Non manifesti la giusta serietà nello svolgimento dell’attività di volontariato (sistematiche assenze o ritardi, mancata comunicazione di assenze, ecc) e rechi così disagio al resto del turno;
- Metta a rischio la salute e/o la sicurezza propria, dei volontari, degli utenti e/o dello stabile ove si svolge il servizio di volontariato;
- Ponga in essere atti pregiudizievoli – secondo la valutazione discrezionale del Comitato Esecutivo – ai danni dell’Associazione, di qualsiasi volontario, di utenti o dello stabile ove si svolge il servizio di volontariato.
Il Comitato Esecutivo adotterà ogni azione necessaria alla luce delle informazioni raccolte, sentiti eventualmente il capoturno, il vice-capoturno o gli altri volontari del turno.
In nessun caso sarà restituita al volontario che cessa o sospende l’attività di volontariato, volontariamente o a seguito della decisione del comitato esecutivo, la quota associativa per l’anno in essere o trascorso. Il volontario non sarà più autorizzato ad accedere ai locali dell’Associazione né a svolgere alcuna attività presso gli stessi e dovrà restituire ogni bene dell’Associazione in suo possesso – comprese le chiavi di accesso – senza trattenerne copia.
F. Svolgimento del turno di volontariato
Ciascun turno di volontariato, all’interno della Mensa, si compone di massimo di 10 persone.
I volontari dovranno attenersi al rispettare degli orari di inizio e fine turno indicati dal proprio capoturno e/o vice-capoturno.
I volontari svolgeranno le seguenti attività, secondo le indicazioni anche organizzative del capoturno e/o del vice-capoturno ed in ragione dell’idoneità degli stessi:
- Preparazione delle pietanze da offrire poi agli utenti;
- Preparazione ed allestimento della sala (tavoli, sedie, vassoi, posate, bicchieri ed ogni altro accessorio necessario);
- Servizio di distribuzione del pasto agli utenti;
- Pulizia della cucina (piatti, stoviglie utilizzate dagli utenti e dai volontari nella preparazione delle pietanze, fornelli, mensole ed ogni altra cosa o spazio utilizzato) con cura ed utilizzo di idonei detersivi;
- Pulizia dei bagni con cura ed utilizzo di idonei detersivi;
- Pulizia degli spazi accessori utilizzati dai volontari;
- Pulizia della sala (tavoli e sedie comprese) e degli spazi utilizzati dagli utenti (corridoio, gradini, ecc) con cura ed utilizzo di idonei detersivi.
- In tutti i turni, il capoturno ha il compito di compilare tutti i registri come previsto nel manuale HACCP e rispettarne il contenuto, con particolare riguardo alle pulizie. Ad esempio (temperature-pulizie-materiali in entrata e uscita-presenze- ect…)
- Il capoturno/ vice, dovrà essere l’ultimo ad abbandonare la mensa, non sono ammesse deroge
Sarà compito del capoturno verificare la pulizia e l’idoneità degli spazi prima dell’inizio del turno ed alla fine del proprio turno. Sarà compito del capoturno segnare nel registro allegato al manuale HACCP e segnalare tempestivamente al Comitato Esecutivo l’inidoneità degli spazi, relativo stato (cucina, sala, bagni, ecc) o anomalie imputabili al turno precedente.
G. Preparazione e distribuzione del pasto
I volontari addetti alla preparazione del pasto dovranno attenersi al menu fissato, compatibilmente con la disponibilità e con il cibo disponibile in dispensa.
Fermo restando il rispetto del menù stabilito, Il capoturno valuterà la disponibilità degli alimenti in dispensa dando priorità alla merce disponibile/o in prossima scadenza.
Il capoturno o il vice-capoturno dovranno segnare nell’apposita agenda cosa è stato preparato e servito agli utenti e il relativo numero.
I volontari addetti alla distribuzione del pasto (dunque, presenti in sala) dovranno servire a ciascun utente una sola porzione per ciascun alimento disponibile, variando eventualmente la quantità di cibo (porzione scarsa, normale o abbondante).
Non sono ammesse richieste di “bis” da parte degli utenti, così come non si effettua alcun servizio o preparazione di cibo da asporto. Eventuali richieste in tal senso devono essere preventivamente autorizzate dal capoturno – in via del tutto eccezionale – a propria ed esclusiva responsabilità quanto a destinatario, quantità, contenitori ed altro: l’Associazione declina ogni responsabilità a riguardo e non fornisce alcun supporto.
Qualora il capoturno o un volontario instauri una abitudine in tal senso, il Comitato Esecutivo si riserva di richiamare il volontario e/o il capoturno all’applicazione del presente Regolamento, valutando anche un successivo allontanamento della persona (e dell’utente finale) dalla Mensa, anche a tempo indeterminato.
H. Quota associativa
La quota associativa annuale, a carico di ciascun volontario, è di Euro 20,00. L’importo è finalizzato al pagamento della copertura assicurativa dei volontari richiesta per legge.
La quota associativa viene pagata contestualmente alla richiesta di adesione all’Associazione e, successivamente, entro il 31 gennaio dell’anno di riferimento. La riscossione della quota è a carico del capoturno. La quota associativa non è rimborsabile e non viene restituita al volontario per nessuna ragione (salva la sola ipotesi di mancata accettazione della domanda di adesione da parte del Comitato Esecutivo). Eventuali motivate richieste di esonero dal pagamento della quota associativa devono essere discusse dall’interessato con un membro del Comitato Esecutivo, il quale riporterà all’intero Comitato Esecutivo per ogni decisione collegiale in tal senso.
Il volontario si dovrà attenere a quanto stabilito dall’art.14 dello statuto dell’associazione ”quota sociale”. comma 2,”Gli aderenti non in regola con il pagamento della quota sociale non possono partecipare alle riunioni dell’assemblea ne prendere parte alle attività dell’organizzazione. Essi non sono elettori e non possono essere eletti alla cariche sociali.
I. Capoturno e vice-capoturno
Il Comitato Esecutivo identifica, per ciascun turno, un volontario cui viene assegnato singolarmente l’incarico di “capoturno”, il capo turno, a sua volta, identifica un vice-capoturno.
Si tratta di due figure rilevanti a livello organizzativo e non gerarchico.
Il Comitato Esecutivo valuterà in base all’esperienza del volontario, all’attitudine ed alla disponibilità.
Gli incarichi di capoturno e vice-capoturno cessano automaticamente in caso di:
- Rinuncia all’incarico;
- Sospensione o cessazione definitiva dello svolgimento dell’attività di volontariato presso la Mensa, per scelta del singolo volontario o del Comitato Esecutivo;
- Mancato pagamento della quota associativa entro il termine indicato.
- Non rispetto dell’aggiornamento giornaliero dei registri e procedure come da manuale HACCP.
Il Comitato Esecutivo può decidere di sollevare il volontario dall’incarico, anche prima della naturale scadenza, in caso di ripetuta violazione del Regolamento anche come supervisore e responsabile dell’operato degli altri volontari del turno–valutando anche la cessazione del rapporto associativo.
Rientrano tra i compiti del capoturno:
L. L’organizzazione del turno di volontariato
Il capoturno è il riferimento di ciascun volontario che lo contatta in caso di assenza, ritardo o uscita anticipata. In caso di assenza di uno o più volontari, si attiva per cercare un sostituto tra altri volontari e, in caso di necessità, chiede l’intervento anche di un membro del Comitato Esecutivo;
Il capoturno deve rispettare il limite numerico massimo di volontari presenti nel proprio turno;
Il capoturno non permette l’accesso ai locali della Mensa e lo svolgimento dell’attività di volontariato, durante il proprio turno, a persone che non siano aderenti all’Associazione ed in regola con i requisiti indicati nel Regolamento;
Il capoturno è personalmente e direttamente responsabile anche nei confronti del presidente pro tempore dell’associazione, per il rispetto delle norne delle norme HCCP con riferimento al proprio turno.
M. Rapporti con i volontari del proprio turno
- Il capoturno assegna a ciascun volontario presente durante il proprio turno una specifica attività – servizio in sala o preparazione del pasto – in base alla idoneità del volontario;
- Il capoturno è il punto di riferimento di ciascun volontario per qualsiasi questione attinente al turno, al rapporto con gli altri volontari e con gli utenti;
- Il capoturno raccoglie ogni suggerimento, critica, segnalazione dai volontari del proprio turno e li riporta al Comitato Esecutivo;
- Il capoturno riferisce a ciascun volontario del proprio turno – singolarmente o collettivamente – ogni comunicazione o decisione del Comitato Esecutivo o dell’Assemblea generale degli aderenti che possa riguardarlo o sia riferibile all’andamento dell’attività di volontariato;
- Il capoturno cura la raccolta delle quote associative dei volontari del proprio turno, segnala eventuali e motivate richieste di esenzione;
- Il capoturno cerca di mantenere un clima sereno e collaborativo tra i volontari durante il turno.
- Il capoturno segnala ad un membro del Comitato Esecutivo eventuali beni (cibo, detersivi o altro) ritenuti necessari e fondamentali per la prosecuzione dell’attività;
- Il capoturno si impegna a partecipare alla riunione che – indicativamente su base semestrale – sarà indetta dal Comitato Esecutivo per valutare l’andamento della Mensa;
- Il capoturno riferisce ad un membro del Comitato Esecutivo ogni violazione del Regolamento o comportamento anomalo visto direttamente o riferito da altri volontari o utenti;
- Il capoturno è responsabile del menu, dell’integrità e conservazione degli alimenti introdotti in Mensa ovvero gestiti dai volontari del proprio turno, nonché di eventuali ed occasionali eccezioni alle richieste degli utenti in termini di “bis” e cibo d’asporto (che, nuovamente, dovranno essere sporadiche per non creare abitudini o difficoltà ad altri capoturno).
- Il capoturno viene supportato ed aiutato dal vice-capoturno nello svolgimento dei compiti sopra indicati, ed è dallo stesso sostituito automaticamente in caso di assenza dal turno o temporanea irreperibilità.
N. Video sorveglianza
- I volontari sono consapevoli della presenza, locali della mensa, di un sistema di telecamere. Le immagini registrate saranno accessibili in conformità alle vigenti disposizioni di legge, anche in termini di provvedimenti del garante. ”privacy”
- Potranno anche essere visionati gli accessi nella mensa e suoi locali
O. Varie
- Ciascun volontario deve sentirsi libero di segnalare al proprio capoturno, vice-capoturno o membro del Comitato Esecutivo ogni fatto o episodio che non ritiene essere in linea con lo spirito, i valori e la filosofia dell’Associazione e della Mensa.
- Il comitato si riserva di cambiare le modalità di accesso alla mensa, ed alle strutture interne, mediante sistema elettronico con riconoscimento.
- Il comitato si riserva la facoltà di fare, a chiarimento, uno specifico regolamento per i capiturno/vice.